海外の同僚への資料作成依頼メール

Q.

海外の同僚に資料作成を依頼します。 英文メールに不慣れなのですが、注意点を教えてください。

Point1　挨拶、呼びかけはどうする？

通常は“Dear Tom（名前）”、
フォーマルな関係なら“Dear Mr. Jones（苗字）”、
親しい間柄なら“Hi Kelly（名前）”などがよいでしょう。
冒頭で「お疲れ様です」や「お世話になっております」と伝えたい場合は、

“I hope this email finds you well. （お変わりなくお過ごしでしょうか）”
“I hope you had a good weekend. （良い週末を過ごされたことと思います）”
“It was nice seeing you the other day. （先日お会いできてうれしかったです）”

など状況に合わせて挨拶しましょう。

Point2　目的をクリアに説明

“I am writing to enquire about … （……の件でお尋ねします）”
“I am writing in reference to … （……の件でメールしています）”

なども使えます。

Point3　期限を明確に! 対応のお礼を伝える

いつまでに情報等が欲しいのか期限を明確にし、対応のお礼をあらかじめ述べましょう。他にも、

“Thank you for your consideration.（ご検討をありがとうございます）”
“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.（質問やご懸念点がありましたら、遠慮せずにおっしゃってください）”
“I look forward to hearing from you.（返信をお待ちします）”

などと言い添えることも役立ちます。

Point4　結びの言葉を忘れずに

いつまでに情報等が欲しいのか期限を明確にし、対応のお礼をあらかじめ述べましょう。他にも、

“Best regards”、“Sincerely”、“Thank you”

なども使えます。

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